För att som ISO-certifierad verksamhet uppfylla de krav som finns inom standarden räcker det inte att identifiera och samla relevant lagstiftning i en laglista. Du behöver också se till att din laglista är uppdaterad enligt gällande lagstiftning. Eftersom omvärlden förändras kommer även lagstiftningen göra det. Att ha en fungerande lagbevakning är därför viktigt.
Är verksamheten certifierad enligt exempelvis ISO 14001, ISO 45001 eller ISO 27001 är det också viktigt att kunna påvisa för sin revisor att verksamheten är medveten om de förändringar som sker i lagstiftningen – och att man kan påvisa hur verksamheten påverkas av dessa förändringar.
Vilka metoder finns det då för att genomföra en lagbevakning?
Här tar vi upp de tre vanligaste sätten att lösa lagbevakning på och vi listar också vilka fördelar och nackdelar det finns för de olika metoderna.
- Lagbevakning genom manuell hantering
Vid manuell hantering utser verksamheten en eller flera ansvariga som åtar sig att hålla sig uppdaterade på den specifika lagstiftningen.
- Lagbevakning genom konsultstöd
Verksamheter kan välja att ta hjälp av en konsult som ansvarar för att bevaka de förändringar som sker i den specifika lagstiftningen.
- Lagbevakning med hjälp av en lagbevakningstjänst
En lagbevakningstjänst är en webblösning där en leverantör tillhandahåller ett verktyg som håller koll på, kommunicerar och dokumenterar de lagförändringar som sker.
Lagbevakning genom manuell hantering
Lagbevakning genom manuell hantering innebär att verksamheten själv har ansvaret att genomföra lagbevakningen. Det här innebär oftast att verksamheten har utsett en ansvarig som ska:
- säkerställa att laglistan är uppdaterad med relevant lagstiftning
- säkerställa att uppdateringar som sker i lagstiftningen dokumenteras
- säkerställa att utvärdera om hur förändringarna påverkar verksamheten
- kommunicera ut vilka förändringar som påverkar verksamheten och hur detta ska hanteras
För att manuell lagbevakning ska fungera krävs att det finns tillsatta resurser. Lagbevakningen är ett systematiskt arbete som inte är avklarat på en arbetsdag under ett år. Lagbevakning bör ske månatligen vilket ofta betyder att arbetet behöver ske mer frekvent än vad ledningen kanske tror. Risken med manuell lagbevakning är därför att arbetet sker för sällan och att det är svårt att komma ihåg hur arbetet genomfördes. Det riskerar också leda till att förändringar i lagstiftningen inte kommuniceras ut i verksamheten i rätt tid.
Manuell lagbevakning – plus och minus
Fördelar med manuell lagbevakning
- Den ansvariga blir insatt i hur lagstiftningen fungerar och får med tiden ökad kunskap kring lagstiftningen
- Arbetssättet för att hantera lagbevakningen kommer vara väl implementerat för den ansvariga
- Den ansvariga kan svara på frågor under revisioner
Nackdelar med manuell lagbevakning
- Det är tidskrävande
- Det resulterar ofta i att arbetet utförs för sällan, vilket leder till att ändringar inte hanteras i tid
- Det resulterar ofta i att verksamheten inte har kontroll på upphävda och nya författningar
- Det är svårt att veta var informationen om förändringar finns
- Informationen om ändringarna når inte verksamheten
- Det finns inget stöd i lagstiftningen från annan part
- Arbetet dokumenteras i Excel eller Word
- Det är svårt med överlämningar över tid
Välj rätt metod för din lagbevakning
Lagbevakning genom konsultstöd
Att använda en konsult för att hantera verksamhetens lagbevakning kan vara ett bra alternativ. Det här innebär i praktiken att en konsult anlitas för att gå igenom verksamhetens identifierade lagstiftning och sedan säkerställer att laglistan är uppdaterad. Arbetet som konsulten genomför är inte så olikt den manuella hanteringen som vi beskrev ovan.
Skillnaden i arbetet är att verksamheten har anlitat en tredje part som granskar myndigheterna och dokumenterar de förändringar som skett. Riskerna med att anlita en konsult för lagbevakning är att även detta arbete sker för sällan.
Kostnaden blir ofta för omfattande vilket gör att man håller nere antalet genomgångar. Däremot finns det andra fördelar kring att anlita en konsult.
Lagbevakning genom konsultstöd – plus och minus
Fördelar
- Konsulten har ofta insyn i verksamheten och kan hjälpa till att peka på hur och vilka rutiner som påverkas
- Konsulten kan ofta hjälpa till med tolkning av lagstiftningen
- Det spar intern tid eftersom arbetet sköts av en extern resurs
Nackdelar
- Att anlita en konsult är ofta kostsamt
Det resulterar ofta i att arbetet utförs för sällan, vilket leder till att ändringar inte hanteras i tid - Information om ändringar, nya författningar och upphävda författningar hanteras och kommuniceras för sent
- Kompetensen hos konsulter kan variera
Verksamheten har inte full förståelse kring hur lagstiftningen fungerar
Lagbevakning genom lagbevakningstjänst
Det tredje alternativet för att hantera lagbevakning på är att använda en lagbevakningstjänst. En lagbevakningstjänst fungerar ofta på så sätt att verksamheten för in den lagstiftning som verksamheten vill ha bevakning på. Leverantören för lagbevakningstjänsten ansvarar för att meddela verksamheten när det sker en förändring i lagstiftningen. Det här sker oftast genom att ett e-postmeddelande skickas ut till ansvariga personer i verksamheten.
Att använda en lagbevakningstjänst kommer inte heller utan risker. En risk är att förlita sig alltför mycket på lagbevakningstjänsten. Med andra ord, verksamheten lägger inga resurser alls på att hantera de förändringar som sker i lagstiftningen utan nöjer sig med att få information via e-postmeddelanden.
Att utvärdera sina behov när man väljer en lagbevakningstjänst är alltså viktigt. En lagbevakningstjänst kan inte lösa utmaningen med att arbeta och ta del av lagstiftningen utan står enbart för lagbevakningen.
Lagbevakning genom lagbevakningstjänst – plus och minus
Fördelar
- Ofta en kostnadseffektiv lösning
- Sparar ofta tid
- Ger stöd i lagefterlevnadskontroller och revisioner
- Ger stöd i tolkning av lagstiftning
- Är ofta ett stöd i kommunikationen om förändringar till verksamheten
- Erbjuder ofta flera funktioner och lösningar än bara lagbevakning
- Hjälper till att motsvara flera krav i standarderna som exempel ISO 14001 och ISO 45001
Nackdelar
- Finns risk att verksamheten förlitar sig för mycket på lagbevakningstjänsten och glömmer bort verksamhetens ansvar att hantera ändringarna i lagstiftningen.
- Beroende på betalningsmodell kan kostnaden bli för hög för att involvera flera i verksamheten
(Det finns olika typer av lagbevakningstjänster så för- och nackdelar kan variera beroende på produkt)