Det finns olika metoder att genomföra lagbevakning på. De vanligaste metoderna är lagbevakning genom manuell hantering, lagbevakning genom konsultstöd och lagbevakning med hjälp av en lagbevakningstjänst. I den här artikeln går vi igenom fördelarna och nackdelarna med de olika metoderna.
Lagbevakningsmetod 1 – Manuell hantering
Fördelarna med manuell hantering är att den som utför arbetet blir insatt i hur lagstiftningen fungerar, det vill säga hur man hittar information hos de olika myndigheterna, och får ökad kunskap kring lagstiftningen genom att läsa respektive uppdatering i lagtexten. Arbetssättet för den som utför det här blir förstås bekant om man gör det regelbundet, kanske på månadsbasis. Den ansvariga kan då svara på frågor under revisioner, medan övriga kanske inte är riktigt insatta.
- Den enskilt största fördelen är att man har en medarbetare som blir lite kunnigare än andra i att hitta ändringar och kan uppdatera instruktioner efter detta.
- Du kan också enkelt hantera dina författningar i exempelvis Excel.
Nackdelarna med manuell hantering är att det tar tid, och om man inte gör det tillräckligt ofta är det svårt att komma ihåg vilka myndigheter och framför allt var hos myndigheterna informationen gick att hämta. Det kan innebära att information om ändringar inte når ut i verksamheten och att kontroll över upphävda och nya författningar saknas. Verksamhetens instruktioner för hantering (där lagkraven finns) kan därför sakna uppdatering under lång tid.
Tolkningsfrågor kan också vara svårt för den enskilda användaren att hantera. Att förlita sig på att en person sköter det här jobbet gör det också svårt att hitta efterträdare som kan och vill göra detta arbete i dokumentformat.
- Avsaknad av en automatiserad uppföljning gör den här metoden sårbar eftersom det hänger på att den enskilda personen alltid finns på plats och kommer ihåg att utföra samt följa upp arbetet.
- Kommunikationen blir ofta lidande pga. att övriga medarbetare gärna överlämnar allt arbete som rör lagar till den ansvariga och därmed inte tar till sig information om uppdateringar i lagstiftningen.
- Avvikelser mot lagstiftningen vid externa revisioner ger ofta en stor/major avvikelse och kan kosta fler revisionsdagar.
Lagbevakningsmetod 2 – Konsultstöd
Fördelar
- Konsulten har ofta insyn i verksamheten och kan hjälpa till att peka på vilka rutiner som påverkas och hur
- Konsulten kan ofta hjälpa till med tolkning av lagstiftningen
- Det spar intern tid eftersom arbetet sköts av en extern resurs
Nackdelar
- Det är ofta kostnadskrävande
Det resulterar ofta i att arbetet utförs för sällan, dvs. ändringar hanteras inte i tid - Information om ändringar, nya författningar eller upphävda författningar kommuniceras och hanteras för sent
- Kompetensen hos konsulter kan variera
Verksamheten har inte full förståelse för hur lagstiftningen fungerar
När en organisation väljer en konsult för hjälp med att sköta lagbevakningen så finns vanligtvis en upparbetad relation sedan tidigare. Konsulten har kanske hjälpt organisationen att bygga deras ledningssystem. Det här medför ofta att konsulten under tiden har byggt på sig god kunskap om organisationen och implementerade rutiner. Konsulten som hjälper till med lagbevakningen kan då finnas med som stöd för att direkt peka ut vilka rutiner och instruktioner i ledningssystemet som kommer att påverkas av de lagförändringar som sker.
Konsulten kan ofta också direkt hjälpa till med lagbevakningen genom att ta fram nya eller uppdatera befintliga rutiner för att säkerställa att dessa uppfyller gällande lagstiftning. Konsulten har då också möjlighet att sålla ut de förändringar som sker i lagstiftningen som inte är tillämplig för organisationen.
Dessa fördelar kan bidra till att organisationen spar intern tid och kan fokusera på andra delar i verksamhetsutförandet.
Men att anlita en konsult för lagbevakning innebär inte alltid att fördelarna överväger nackdelarna. I och med att det oftast är ett manuellt arbete som konsulten utför så kommer det att innebära många timmar och höga kostnader. Ett vanligt sätt för organisationer att hantera det här på är att dra ned antalet tillfällen konsulten granskar lagförändringarna. Kostnaden kan då minska.
Effekten av att dra ned antalet tillfällen konsulten ska granska lagstiftningen kan resultera i att förändringar i lagstiftningen inte hanteras i tid. Organisationen riskerar då att verksamheten bedrivs utan att vara medveten om att lagstiftningen inte uppfylls. Är det lagförändringar som skett inom miljö- och arbetsmiljöområdet kan det här leda till viten eller böter för verksamheten.
En annan aspekt att ta hänsyn till när man anlitar en konsult för att sköta lagbevakningen, är kompetensen. Har organisationen inte säkerställt kompetensen hos konsulten gällande lagstiftningen så kan det innebära att organisationen inte får det stöd som de först förlitat sig på. Och vad händer när konsulten försvinner? Organisationen har då en uppförsbacke att ta igen då all kunskap om hur lagstiftningen hanteras försvinner ut med dörren. Det finns givetvis alltid möjlighet att hitta en ny konsult, men det kan ta tid och organisationen sitter i samma sits som tidigare.
Välj rätt metod för din lagbevakning
Lagbevakningsmetod 3 – Lagbevakningstjänst
Som vi tidigare har nämnt så finns det flera för-och nackdelar med de olika lagbevakningsmetoderna. Här tittar vi närmare på just för- och nackdelar med att abonnera på en lagbevakningstjänst. Tänk på att det finns flera olika tjänster och aktörer att välja mellan så se till att ni väljer en som matchar era behov och erbjuder funktioner som kan stödja er i ert arbete.
Fördelar med lagbevakningstjänst
Att använda en lagbevakningstjänst är ofta en mer kostnadseffektiv lösning där de interna resurserna används till att hantera förändringar i lagstiftningen i stället för att lägga tiden på att hitta och identifiera ändringarna samt tolka och kommunicera dem. En bra lagbevakningstjänst erbjuder även beskrivningar eller tolkningar av aktuella förändringar så att organisationen snabbt kan avgöra vad ändringen betyder för den egna verksamheten.
Beroende på typ av lösning kan kunskapen spridas i organisationen så att flera medarbetare blir involverade i lagstiftningen. Med en smart tjänst kan du se till att – rätt information går ut till rätt person, i rätt tid – samt att verksamheten inte skapar ett nyckelpersonsberoende kring lagbevakningen.
En annan stor fördel med att ha en lagbevakningstjänst är att det finns en systematik i bakgrunden som säkerställer att förändringar i lagstiftningen identifieras och uppmärksammas, trots att organisationen är upptagen med det verksamhetsnära arbetet.
Ofta medföljer även andra funktioner i lagbevakningstjänsten än enbart lagbevakning, ofta för att underlätta arbetet med att uppfylla standardkrav som exempelvis ISO 14001. Exempel på funktionalitet som kan medfölja en lagbevakningstjänst är:
- Funktionalitet för att planera, genomföra och följa upp lagefterlevnadskontroller med tillhörande rapporter
- Funktionalitet för att övervaka att lagförändringar hanteras i organisationen av utsedda personer
- Funktionalitet för att beskriva hur lagstiftningen efterlevs, eller länka till interna rutiner och instruktioner.
Med rätt lagbevakningstjänst har ni alltså en komplett lagförteckning som uppdateras löpande, möjlighet att kontrollera efterlevnaden och som ger fullständigt stöd i att uppfylla kraven i standarderna som organisationen är certifierade mot.
Nackdelar med att använda en lagbevakningstjänst
Eftersom det finns flertalet lagbevakningstjänster på marknaden så kan även funktionaliteten i systemen skilja sig åt. Även prismodellerna kan se olika ut. Om organisationen inte utvärderat sina behov kan detta medföra att kostnaden blir hög eller att antalet användare begränsas för att minska kostnaden. Resultatet av det här är ofta att organisationerna inte får ut lika mycket av tjänsten som man hade önskat.
Om organisationen väljer att använda sig av en lagbevakningstjänst är det viktigt att organisationen först utvärderar sina behov grundligt och väljer ett system som stödjer det arbetssätt som organisationen vill eller redan har applicerat i organisationen.
En risk att vara medveten om när man väljer lagbevakningstjänst, är att organisationen kan hamna i en falsk trygghet. Med andra ord, organisationen glömmer bort att lagbevakningstjänsten är ett stödsystem.
Lagbevakningstjänsten ger information om lagändringar och stödfunktioner för att hantera lagstiftningen – men det är upp till organisationen att ta till sig förändringarna, bearbeta förändringarna och sedan besluta om åtgärder för att uppfylla förändringarna.
Finns det alternativ som kombinerar fördelarna av de tre olika metoderna?
Ja, varför välja ett av alternativen när du kan kombinera alla tre? Med Lagportalen får du en lagbevakningstjänst där din organisations lagförteckning granskas och uppdateras månatligen. Vid eventuella förändringar skickas information till berörda personer i din organisation med en förklaring om vad förändringen handlar om. Utsedda personer behandlar förändringarna och kontrollerar dess påverkan på organisationen.
Till skillnad från andra lagbevakningstjänster så finns Aptors konsulter i bakgrunden som kan stötta i den verksamhetsnära tolkningen och hur detta påverkar organisationen om förändringarna är komplexa och du behöver stöd. På förfrågan kan Aptors konsulter även vara till hjälp med granskning och upprättande av rutiner och instruktioner för att se till att dessa motsvarar gällande lagstiftning.
Med Lagportalen får din organisation information som direkt går ut till de personer ni väljer ut, vilket ökar medvetenheten och kunskapen om lagstiftningen över tid. Ni får månatliga uppdateringar samt tillgång till lagefterlevnadskontroller för att utvärdera efterlevnaden i organisationen, vilket kan göras direkt i Lagportalen med stöd av färdiga checklistor.
Support för användarfrågor ingår självklart. Allt detta och mycket mer till en lägre kostnad jämfört med många andra lösningar.