• Aptor - Konsultstöd inom verksamhetsutveckling

  • Företagsanpassad utbildning

    Läs mer om våra utbildningar och hur vi kan anpassa dessa

  • Vi kan ledningssystem

    Vi hjälper dig att bygga, förnya eller förbättra ert ledningssystem.

  • Certifiering

    Vi ser till att du får ett certifierat ledningssystem i rätt tid och med rätt resurser.

  • ISO-Akademin

    Målet med utbildningarna är att stärka din position genom att överföra vår kunskap till dig.

  • ISO-Akademin

    Aptor erbjuder ISO-Akademin med utbildningar inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö.

  • Lagportalen

    Lagstiftning inom flera olika områden alltifrån svenska lagar och myndighetsföreskrifter till EU-direktiv och branschrekommendationer.

  • It-stöd

    Vi hjälper er genom att rekommendera det eller de It-stöd som ger er den bästa lösningen utifrån era individuella behov.

Processverktyg


Ett seriöst processarbete medför oftast stora fördelar och vinster för verksamheten genom att tydligt belysa de delar av processen som kan förbättras, förenklas eller tas bort. Det generella angreppsättet vid modellering av flöden är att ställa sig fråga varför, vad, vem och hur. I exemplet nedan visar vi hur en process kan identifieras från början till slut.

 

Steg 1 - Varför

Varför finns verksamheten och dess processer? Troligtvis för att någon ställer ett krav eller har ett behov. Det första vi måste göra är att identifiera intressenternas krav och behov. Genom en intressent- och kravmodell har vi funnit att det finns ett behov av investering samt ett krav. Krav från en intressent är ofta adresserad till processernas resultat och inte till hur man når dit.

I en intressentmodell sätter man någonting i fokus. Ofta är det en verksamhet men det kan också vara ett projekt, en process, ett datasystem eller någonting annat som man belysa. De som har intresse av det man satt i fokus är intressenter. Med intresse avses att ge eller få information eller att ge eller att ta emot en produkt/tjänst.

Kravmodellens syfte är att visa relationen mellan olika intressenter eller en intressents relation till en process, projekt eller applikation.

 

Steg 2 - Vad

När vi kartlägger processen så ska vi fokusera på "Vad". Vad är input? Vad gör vi då? Vad skapas? etc. Omvänt så kan man fråga sig vad slutresultatet av processen är. Vad gör vi för att åstadkomma det? Det vill säga, gå bakåt.

"Vad" och "hur" besvaras med hjälp av processmodellen. När vad-frågan är besvarad och hela flödet från det ursprungliga behovet till processens resultat är klar tittar vi på vilken kompetens som behövs för att utföra de olika aktiviteterna.

Processmodellen är den vanligaste modellen för att beskriva arbetsflöden. De gröna objekten är aktiviteter som utförs av roller. Efter varje aktivitet visar vi vad som är det förväntade resultatet efter att aktiviteten är avslutad, vilket oftast är input till efterföljande aktivitet. Genom att visualisera dessa objekt, som vi kallar Affärsobjekt, säkerställer vi att det är samma output som input mellan två aktiviteter. Vi säkerställer även att alla resultat tas om hand, i denna eller andra processer vilket är lätt att missa om man bara kartlägger aktiviteterna.

 

Steg 3 - Vem

"Vem" beskrivs oftast som roller men ibland även som befattningar. Vem struktureras i en organisationsmodell. I en övergripande organisationsmodell framgår avdelningar/enheter. En avdelning/enhet kan detaljeras i en modell där befattningar, roller och bemanningen framgår.

 

Steg 4 - Hur

"Hur" är oftast en instruktion som ska ge den anställde stöd för att utföra aktiviteten. Instruktionen kan vara en kort text på objektet eller ett länkat dokument. För att säkerställa kvaliteten i resultatet kan även information avges vid aktiviteten i ett formulär (wordmall, affärssystem eller ärendehanteringssystem.

Alternativt tar man "Hur" före "Vem". Nackdelen med att beskriva "Hur" före "Vem" är att Vem har sakkunskapen om Hur.

 

Den fullständiga modellen

När vi har kartlagt processen har vi svarat på varför, vad, vem och hur. Vi har då fått ett tydligt och synligt resultat, en modell. Har vi gjort det i grupp med representanter från inblandade intressenter så har vi även fått ett mervärde genom att uppnå samsyn och förankring. 

 

Vill du veta mer om processverktyg?

 

Kontakta oss